車両管理・運用デジタルツールのフル活用で業務効率化と社員満足度が大幅UP

(左から右)常務執行役員 五十里様 / 営業部 松田様 / 総務 加藤様・沖田様

株式会社デンソーソリューション

事業内容 乗用車・商用車など自動車分野、住宅・工場・オフィス関連分野等におけるデンソー・デンソーテン製品をはじめとするさまざまな製品の販売、サービス業務
設立 1975年1月10日
従業員数 約2500名
導入台数 501〜1000台
URL https://www.denso-solution.com/

導入前課題

・各支社の社用車の管理・運用の状況を把握できていなかった
・出先の社用車予約はPC専用システムで行わなければならなかった
・社用車の鍵は部署ごとに管理していたため、受け渡しが手間だった

導入効果

・各支社の社用車を一元的に管理でき、必要な情報の入手・把握が可能に
・スマホアプリで簡単に社用車の予約・変更できるようになった
・社用車の鍵保管が無人管理となり受け渡しがストレスフリーに

「クルマのライフサイクル全体を通じ、社会への貢献の拡大とクルマから広がる領域での成長」を目指し、国内外でデンソー製品の販売・アフターサービス業務を展開している株式会社デンソーソリューション。

全国に数十の拠点を有し、数百台にも及ぶ社用車を管理するため、トヨタモビリティサービス(以下、TMS)のデジタルツール「TOYOTA MOBILITY SERVICE “Customer Connect”」(以下、カスタマーコネクト)を利用してきました。昨年秋からは、より効率的な管理と福利厚生・従業員満足度の向上を目的として新たに「Booking Car」を導入。これらのサービスの導入で何がどのように変わったのか。

経営に携わる五十里様、車両管理を担当している総務室の加藤様と沖田様、仕事とプライベートでBooking Carを利用している営業部の松田様に話を聞きました。

数百台の社用車を一括で管理・運用する

常務執行役員 五十里様

──まずは貴社の事業内容について教えてください。

常務執行役員 五十里様(以下、五十里様):デンソー・デンソーテン製品の販売や取り付け、維持管理のための保守・修理などのアフターサービスが主な事業です。

主な事業ドメインは、ドライブレコーダーやエアコンフィルターといったメンテナンス部品などの「自動車向け」、デジタコ等の運行管理システムや車載用冷凍機などの「トラック・バス・商用車向け」、電気自動車のV2H-充放電器、エコキュートなどの「住宅設備機器」、店舗・工場用の空調、LED照明やセキュリティ製品などの「F&O製品(業務用・オフィス用設備)」の4つ。これらに加えて全体にかかるサービス事業が独立して存在しています。

今年の7月にはデンソーの商品企画や開発、アフターサービス機能の一部を当社に集約しました。これにより、商品企画・開発から販売・品質保証・アフターサービスまで一気通貫で対応できる体制となり、国内外のお客様の様々な困り事に対し、高い機動力とスピード感で付加価値の高いソリューションを提供することが可能となりました。

──そのようなビジネスにTMSのサービスをどう活用しているのでしょうか?

五十里様:当社の事業ドメインの中心は自動車関連ですし、全国数十カ所に展開する支社・拠点ではトータルで数百台の自動車を保有しており、日々、大勢の社員が自動車を使って仕事をしています。

そのため、たくさんの社用車の管理や運用などで、長年様々な課題を抱えていました。それらを解決するため、TMSさんには社用車のリース化による車両入替やメンテナンスの管理効率化サービス、コスト削減案、社用車をプライベート利用可能な独自サービスなどをご提案いただき、たいへん助かっています。

詳細については、実際に全国の支社・拠点の社用車を管理・運用している総務室の加藤と沖田から説明します。

いつでもどこでも必要な情報の入手・把握が可能に

総務 加藤様

総務室 室長 加藤様(以下、加藤様):そもそも、社用車の管理・運用の課題には当社の成り立ちが大きく関わっています。当社は10年ほど前、元々全国各地にあった8つの販売会社とそれに紐づく60の拠点が統合してできた会社で、全社用車は500~1000台にも及びます。

それら車両管理・運用は各々の旧販社がそれぞれ独自の方法で行っていて、各拠点でどのような車を何台リースしてどのような使い方をしているのか、各車両の走行距離や稼働率はどうなっているのかなどが本社として全く把握できていない状況が長らく続いていました。

特に困っていたのが社用車10台以上に自動車保険が適用される「フリート契約」です。この増減だけは毎月本社で確認しなければならず、その管理が大変でした。また、各支社が管理している車のデータを年に1回だけ集めていたのですが、その段階でようやく初めて法定点検や車検をした日時が確認できるという状態でした。

つまり、各車両の車検の状況もリアルタイムで把握できず、すべて後追いになっていたわけです。車検は企業としてのコンプライアンスが問われるので、しっかり管理したかった。これらが我々の抱えていた課題であり、トータルに一元的かつ効率的に管理したいと常々思っていました。

総務室 沖田様(以下、沖田様):つまり、支社を含めた全体の車両のタイムリーな情報が取れていなかったんですね。毎月末、各支社から送られてくる車両の増減の情報を見つつ、Excelでいちいち削除したり追加したりと手作業で管理していた。これで本当に合っているのかと中々確証が持てない日々が続いていました。

車検の問題も、加藤の申しました通り、Excel上の情報では期限が切れているけれどちゃんと更新しているのかなという不安がありました。また、本社で社用車の車検証の情報が必要になった時に、まず全支社にいちいち連絡してコピーの送付を依頼しなければなりませんでした。拠点によっては送付に時間がかかったり、なかなか送ってくれなかったりと、お互い無駄な手間ひまがかかり困っていました。

「カスタマーコネクト」と「Booking Car」で業務とコストを大幅削減

総務 沖田様

加藤様:これらの課題に対して TMSさんのデジタルツール「カスタマーコネクト」を導入することで、全支社の社用車をトータルに一元的かつ効率的に管理でき、いつでもどこでも必要な情報の入手・把握が可能になりました。また、リース契約により点検や車検も事前にあらゆる連絡をもらえるようになったので、とても安心できるようになりました。

沖田様:各支社からたくさんの車検証を集めなければならない時も、登録をかけた翌々日くらいにPDFで一気にメールで届くのでとても楽になりました。

さらに、2020年秋口から導入した社用車専用クラウドサービス「Booking Car」で業務が非常に楽になりました。

一番良かったと思うのは、車両のナンバーや車検、使用している場所、管理者などの車両管理に必要な基本的な登録情報すべてが、いつでもどこでも簡単に確認できるようになったことです。作業量と時間がかなり削減できています。

さらに、Booking Carは本社含め各拠点の社員が社用車を業務で利用する際に、スマートフォンで簡単に予約・利用できます。それによって利用履歴が残り、各車両の稼働率が簡単にわかるので、今後のコスト削減に利用することも可能です。

また従来は、社用車の鍵に関して、その管理者が部署異動などでよく変わるので、そのたびに確認する必要がありました。探しても鍵の管理者がわからず、スペアキーを出すことも多かった。鍵が見つからないことは車の盗難リスクにもつながります。

それが、Booking Carのオプションサービスの無人キーボックスを設置すると鍵の管理者が不要になっただけでなく、キーボックスの設置場所に行けば、いつでも誰でも鍵を受け取れる状態になった。おかげで手間もかからず、セキュリティ面でも安心できています。人との接触を減らせるという意味では、ウィズコロナ時代にも適していますね。

加藤様:運用面でも、システムを利用する上でわからないことや困ったことが生じた際、TMSさんの担当者に問い合わせれば、すぐに具体的に指示、指導していただけるので助かっています。

「福利厚生に最適」社員の満足度アップに直結する

総務 加藤様・沖田様

──Booking Carのもう1つの大きな特徴として、社用車を業務で利用しない休日・夜間などの時間帯に、社員がプライベートで安価に利用できるという点が挙げられます。

加藤様:Booking Car導入で一番実現したかったのは福利厚生による社員の満足度アップです。私が北海道に単身赴任していた頃、土日の買い物や小旅行に駐車場で眠っている会社のクルマを使えたらと思ったことが何度もありました。本社に戻り、多くの社員がマイカーを持っていないことに気づき、気軽に会社のクルマを安く使える制度があれば、とくに若い社員には絶対にニーズがあると考えました。ですから、TMSさんからBooking Carの提案されたとき、「これだ!」と思って、会社に掛け合いすぐに導入しました。

沖田様:本社にはカローラスポーツから7人乗りのアルファード、最先端の水素燃料電池車のMIRAIまで様々なタイプの社用車が5台あり、利用料金も週末のレンタカー利用よりも半額から1/3程度に設定しています。

多くのマイカーを持っていない社員は、週末にレンタカーを借りたくても予約がいっぱいだったり、料金も高騰するのでなかなか気軽に借りるのは難しいようです。そんな中、Booking Carを導入すると社内にアナウンスしたところ、「ぜひプライベートで利用したい」という声が多数寄せられました。実際に導入後も好評で本社、支社含め、全国で多くの社員が利用しています。

加藤様:こんなにメリットがたくさんあるのに、月額利用料が1台につきわずか990円。この低料金もうれしいですよね。

──社員としては車を安く借りられ、会社としては社員の満足度を高めるということですね。そのほかにBooking Carを導入して良かったと感じる点はありますか?

沖田様:導入後、社用車が以前よりきれいになったと感じています。プライベートで利用する社員が増えたので、仕事で使用する社員もきれいに使おうという意識が高まったからかな、と。また、プライベートで利用する際も、同乗する家族や友人に「車関係の会社なのに汚いな」と思われるのを嫌って、使う前後に車をきれいにしているのかもしれませんね。

ですので、車両管理を担当している総務としてはBooking Carはメリットしかなく、一石三鳥と言ってもいいくらいのサービスです。

コロナ禍で渡りに船、営業現場のあらゆる不便を解消

営業部 松田様

──Booking Carを日々の業務で利用している営業職の松田さんは導入前後で変化したことはありますか?

営業部 松田様(以下、松田様): 私は主にお客様の営業周りで日常的に社用車を使用しています。Booking Car導入前は車の使用予約は必ずPCの専用システムで行わなければならなかったので、PCを持っていない外出先で急に予約が必要になった時や、現場で使用していて延長したい時などにとても不便でした。

また、社用車の鍵は同じ本社内でも部署ごとに管理しており、他部署の車を使用したい際はその都度鍵の管理者がいる部署まで出向いて鍵を受け取り、帰社したらまた管理者のところまで行って鍵を返却しなければなりませんでした。

それがBooking Carはスマホアプリで簡単に予約、変更ができるので、自部署・他部署に関係なく、用途にマッチしたスケジュールの空いている車をいつでもどこでも簡単に探し出せて自由に予約できるようになりました。さらに、車の鍵の保管が無人キーボックス運用になったことで、他部署の管理者との鍵の受け渡しの手間が必要なくなり、好きな時に使用開始・返却ができることも大きなメリットです。

昨年からコロナ禍でリモートワークが推奨され、鍵の管理者が社内にいないことも多かったので渡りに船でした。

あとはプライベートでも頻繁に利用していて重宝しています。

ゴルフ利用で、友人から「いい会社だね」の声も

──プライベートではどのような使い方をしているのですか。

松田様:主な用途は趣味のゴルフです。マイカーを持っているのですが、4人でゴルフに行きたい時にゴルフ用具などの荷物が入りきらないんですよ。7人乗りの大きい社用車を借りると1台で行けるので、経済的にも時間的にも効率が良くて助かっています。

また、週末利用の場合は、金曜日の夜に会社から社用車に乗って帰宅して、土日に使って、月曜日にまた車に乗って出社すればいいのでとても楽なんです。

利用料がとても安いのも大きなメリットですね。週末3日間、レンタカー店でアルファードを借りるとかなり高くなるのですが、Booking Car利用だとその半額から1/3程度で済みます。同乗した友人も大喜びです。よくいい会社だねと言われます(笑)。

さらに、水素燃料電池車のMIRAIなど、通常のレンタカーではなかなか借りられない最先端の車種にも乗れるのが、車好きにはすごく嬉しいですね。実際に運転することで最先端の知識、経験などが得られるので、自身の業務にも活かせます。

Booking Carは仕事・プライベート両面でメリットしかないと思います。今後も積極的に利用したいです。

(取材・執筆:山下 久猛 編集:桐生 幹太 撮影:高田 梓)